I. MÔ TẢ CHUNG
- Bộ phận: Phòng Hành chính - Nhân sự
- Cấp bậc: Cấp Quản lý
- Báo cáo cho: Phó Giám đốc Hành chính - Nhân sự
- Phối hợp chặt chẽ với: Phòng Kỹ thuật - Sản xuất, các Xưởng sản xuất, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán - Tài chính và phòng Kinh doanh.
- Mục tiêu công việc: Chịu trách nhiệm tổ chức triển khai và vận hành hiệu quả các hoạt động Hành chính – Nhân sự theo định hướng chiến lược của Phó Giám đốc HCNS và Ban Giám đốc; vị trí quản lý vận hành trọng yếu, đóng vai trò đảm bảo tính minh bạch và ổn định hệ thống lương thưởng của toàn công ty.
- Phạm vi quản lý: Quản lý trực tiếp các nhân viên HCNS, tạp vụ, bảo vệ; phân công, kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của đội ngũ thuộc phạm vi quản lý.
II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM
1. Hoạch định và tổ chức hệ thống nhân sự
- Rà soát và đề xuất cơ cấu tổ chức phù hợp với định hướng công ty.
- Xây dựng và chuẩn hóa: Sơ đồ tổ chức; chức năng nhiệm vụ các phòng ban; mô tả công việc (JD) tại từng vị trí.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về: Định biên nhân sự; chính sách nhân sự.
2. Tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực
- Lập và triển khai kế hoạch tuyển dụng theo nhu cầu sản xuất - kinh doanh.
- Trực tiếp tuyển các vị trí (quản lý, kỹ thuật, sales, nhân viên sản xuất,...).
- Chuẩn hóa các quy trình và các Hướng dẫn công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015: Tuyển dụng, Thử việc, Hội nhập.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ.
- Phát hiện và đề xuất phát triển nhân sự nòng cốt tại các xưởng, các phòng.
3. Quản trị hiệu suất và chính sách lương thưởng
- Rà soát và từng bước xây dựng hệ thống: KPI (đánh giá hiệu suất) và Lương 3P (theo lộ trình phù hợp với thực tế công ty).
- Kiểm soát: Chấm công, chuyên cần;
- Chuẩn hóa các quy trình và các Hướng dẫn công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015: Lương & Phúc lợi, Đào tạo, Luân chuyển, Bổ nhiệm, Điều chỉnh thu nhập, Nghỉ việc, Khen thưởng - Kỷ luật.
- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác tính lương, thưởng, BHXH trong giai đoạn đầu; từng bước xây dựng quy trình và chuyển giao cho nhân viên khi hệ thống ổn định.
- Tham mưu điều chỉnh chính sách đãi ngộ đảm bảo: Công bằng nội bộ, cạnh tranh thị trường và phù hợp tài chính công ty.
4. Quan hệ lao động và văn hóa doanh nghiệp
- Tiếp nhận và xử lý các vấn đề quan hệ lao động.
- Tổ chức và tham gia đối thoại định kỳ với người lao động.
- Nắm bắt tâm tư nhân viên (đặc biệt khối sản xuất).
- Xây dựng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp:
- Phối hợp với các Trưởng phân xưởng/Trưởng phòng để ổn định nguồn nhân lực của cả công ty, đặc biệt là khối sản xuất (vì tỷ lệ nhân lực sản xuất chiếm 70%).
5. Công tác hành chính
- Quản lý và thực hiện các công tác: Văn thư - lưu trữ, tài sản, trang thiết bị của văn phòng.
- Tham gia tổ chức và hậu cần các sự kiện, các chương trình nội bộ.
- Giám sát công việc bảo vệ, tạp vụ và môi trưởng làm việc (điều kiện làm việc, an toàn lao động, 5S,...).
- Đề xuất cải thiện điều kiện làm việc (nếu có).
6. Pháp lý lao động và tuân thủ
- Đảm bảo công ty tuân thủ: Pháp luật Lao động; BHXH - BHYT - BHTN.
- Nội quy lao động.
- Soạn thảo, rà soát và ban hành: Quy chế, Quy định, Thông báo/Quyết định nhân sự.
- Là đầu mối làm việc với cơ quan nhà nước liên quan đến lao động.
7. Các chỉ số đánh giá hiệu quả làm việc:
- Tỷ lệ tuyển dụng đúng hạn
- Tỷ lệ nghỉ việc (đặc biệt khối sản xuất)
- Mức độ hài lòng của nhân viên
- Tỷ lệ hoàn thiện hệ thống/quy trình
- Tỷ lệ tuân thủ pháp lý lao động
- Mức độ hài lòng của Ban Giám đốc
